Työhön perehdyttäminen ei ole pelkkää työturvallisuutta

Työkalu perehdytysasioiden hallintaan

Huomioitava myös tasa-arvo, yhdenvertaisuus ja monikulttuurisuus

Työelämä ja on jatkuvassa muutoksen tilassa ja se asettaa yhä suurempia vaatimuksia muun muassa työhön perehdyttämiselle. Monista työpaikoista on tullut yhdenlaisia toreja, joissa toimii monia eri työnantajia, yrittäjiä ja työnsuorittajia. Oman lisänsä toritunnelmaan tuovat monikansallisuus ja –kulttuurisuus.

Tästä huolimatta työpaikalla pitäisi pystyä noudattamaan yhteisiä menettelytapoja,  turvallisuussääntöjä ja yhteisiä arvoja, joihin kuuluvat muun muassa yhdenvertaisuus ja tasa-arvo.

Kaikilla näillä on suuri merkitys paitsi työpaikan turvallisuudelle myös työviihtyvyydelle ja työyhteisön halulle toimia yhteistyössä. Tämä vaatii perehdyttäjältä psykologista hienosäätämisen taitoa.

Uuden työntekijän perehdyttäminen työhön ei ole enää mikään varttitunnin juttutuokio. Perehdyttäjältä, siis esimieheltä tai hänen edustajaltaan, vaaditaan itse konkreettisen työtehtävän hallitsemisen lisäksi merkittävä määrä muitakin avuja, joita ei välttämättä ole ammattiopinnoissa aikanaan opetettu.

Onpa kysymys sitten rakennusalasta, hoitotyöstä, kaupasta, opettamisesta tai liikenteestä, niin jollakin tavalla kaikilla aloilla ollaan tekemisissä esimerkiksi monikulttuurisuuden kanssa. Työhön perehdyttämisessä se voi merkitä yllättäviä ongelmia, ellei perehdyttäjä tunne perehdytettävänsä taustaa riittävästi, eikä tämä osaa tai uskalla tehdä oikeita kysymyksiä. Sama koskee kouluja, eri oppilaitoksia, urheiluseuroja ja muita harrastajayhteisöjä.

Perehdyttämistä on kehitettävä

Uuden työntekijän perehdyttäminen on työturvallisuuslaissa asetettu työnantajan velvollisuudeksi. Uusi työntekijä on perehdytettävä työtehtävän vaatimuksiin. Hänelle on annettava tarpeelliset tiedot turvallisista työtavoista, työpaikan olosuhteista ja työvälineiden oikeasta käytöstä.

Monilla työpaikoilla perehdytys hoidetaan kelvollisesti hyvän ammattitaidon ja rutiinin voimin. Hyvä niin, mutta on myös muistettava, että hyvissäkin perehdyttämistavoissa ja –ohjelmissa on aika ajoin kehittämisen varaa.

Voi olla, että joskus perehdyttäjä joutuu jälkeen päin kuulemaan kysymyksen ”miten meni niin kuin omasta mielestä”, kun kaikki ei olekaan mennyt luullusti. Jotta perehdyttämisen käytännöissä pysytään ajan tasalla, kannattaa silloin tällöin kuunnella perehdytettyjä.

Oikea kysymys heille on jossain vaiheessa, että ”miten tämä sinun mielestä meni”. Sen voi tehdä haastattelulomakkeella tai ihan kasvokkain. Jäikö jotain tärkeää kertomatta, tuliko kerrotuksi jotain tarpeetonta? Perehdytämmekö me riittävästi?

Kun perehdyttämistä ja työnopastusta päätetään kehittää, niin tärkeintä on ensin selvittää nykytilanne. Siihen perehdytettyjen haastattelut sopivat erinomaisesti.  

Esimies ei aina tiedä kaikkea

Perehdyttämisen kehittämisen lähtöruutu on nykytilanteen arviointi. Loppuruudussa odottavat sitten tehdyn suunnitelman seuranta ja edelleen kehittäminen. Väliin mahtuvat tavoitteiden asettelu, toimenpiteet niiden saavuttamiseksi, vastuuhenkilöiden nimeäminen ja aikataulujen lukkoon lyönti. 

Esimies on perehdyttämisen vastuuhenkilö. Hänkään ei kuitenkaan aina tiedä kaikkea. Voi olla, että esimiehen käsitys perehdyttämisen laadusta on erilainen kuin perehdyttäjän mielestä, sillä luonnollisesti kumpikin katsovat asiaa omasta näkökulmastaan. Ja kolmannen näkökulman tehtävään tuo tietenkin perehdytettävä.

Jokainen heistä on omalla tavallaan oikeassa, mutta yhtä hyvin jokainen heistä voi olla osittain väärässä. Sen vuoksi lähtötilanteen selvittäminen on tärkeää. Siinä selviävät mitkä ovat akuuteimmat kehittämistarpeet.

Ei ainoastaan uudelle työntekijälle

Perehdytyksen perusajatus on, että työntekijä oppii tuntemaan työpaikkansa, sen tavat ja ihmiset sekä työhön kohdistuvat  vastuut ja velvoitteet.  Perehdyttäminen ei koske ainoastaan uusia työntekijöitä, vaan myös esimerkiksi pitkään poissa olleet työntekijät voivat olla ”kelkasta pudonneita”.  Sama koskee uusiin työtehtäviin siirtyviä.

Pitkien vapaiden tai sairauspoissaolojen aikana on voinut työkulttuurissa tapahtua suuriakin muutoksia. On aika noloa, jos esimerkiksi vuoden pari työstä poissa ollut työntekijä palattuaan heittelee kahvihuoneessa vanhoja hävyttömiä vitsejä, joiden kertomisesta on tehty ehdoton lopettamispäätös.

Ehkä luonnollista on, että poissa olleelle kerrotaan työmenetelmien muutoksista, mutta henkisestä muutoksesta ei muisteta mainita. Tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden vaateet on  aina hyvä ottaa esille vanhan työntekijänkin perehdytyksessä.

Perehdytyksen merkityksestä esimerkiksi voi ottaa vaikkapa Opettajien ammattijärjestön (OAJ) luonnehdinnan perehdytyksen sisällöstä.

”Hyvä perehdytys edistää työntekijän aktiivisuutta ja itsenäisyyttä sekä työturvallisuutta ja terveyttä. Lisäksi se luo työntekijän tiedollisia ja taidollisia valmiuksia.”

Monissa oppilaitoksissa on tehty perehdyttämisohjelma, jossa niin henkilökunnan lisäksi  opiskelijoillekin kerrotaan ”talon tavat”,  työskentelyolosuhteet ja turvallisuusvaatimukset.

Monikulttuurisuuden haaste

Toisesta kulttuurista uuteen suomalaiseen työpaikkaan tulevalle työpaikan turvallisuusvaatimukset ja työskentelytavat kokonaisuudessaan voivat olla lähes tuntemattomia. Maailma on pienentynyt, mutta työtavat eri puolilla maapalloa, jopa Euroopassa, poikkeavat yhä suuresti toisistaan. Monikulttuurisissa työpaikoissa perehdyttäminen on keskimääräistä vaativampaa.

Onnistuneen monikulttuurisen perehdyttämisen avuksi on luotu ohjeita, joiden uskotaan helpottavan ongelmien ratkaisussa. Näissä ohjeissa puhutaan kaksisuuntaisesta perehdyttämisestä.

Tällä tarkoitetaan sitä, että perehdytettäessä vieraasta kulttuurista tuleva voi kertoa myös oman maansa työtavoista, suhtautumisesta työturvallisuuteen tai vaikkapa tasa-arvoon. Oppiminen on näin kaksisuuntaista, mutta uusi työntekijä oppii ja omaksuu ne työssä tarvittavat taidot ja turvallisuusohjeet, joita juuri tässä työssä tarvitaan. Perehdyttäjä puolestaan oppii paremmin ymmärtämään perehdytettävän ajattelutapaa.

Konkreettiset hyödyt

Perehdytyksen konkreettiset hyödyt valuvat organisaation kassaan, kirkastavat sen ulkoista kuvaa ja lisäävät sen mainetta.  Kaiken, ja kaikkien, perehdytyksen tuloksena virheet työssä vähenevät, eikä virheiden korjaamiseen jouduta tuhlaamaan paljon aikaa.

Onnistuneen perehdytyksen tuloksena aloittavan työntekijän motivaatio ja mieliala nousevat. Hän jaksaa työssä paremmin ja poissaolot ja vaihtuvuus työpaikalla yleensä vähenevät. Hyvin perehdytetty työntekijä kykenee nopeasti itsenäiseen työntekoon ja näin saadaan myös kustannussäästöjä.

Hyvä henki, hyvä yhteistyö

Se mikä pätee perehdyttämiseen monikulttuurisessa työyhteisössä, pätee myös yleisesti. Tärkeää on, että perehdyttäjän ja perehdytettävän välille syntyy hyvä keskinäinen suhde, luottamus ja vuorovaikutus.

Perehdyttämisessä kannattaa välttää vaikeita murteellisia tai slangi-ilmauksia, joita perehtyvä ei välttämättä ymmärrä tai voi ymmärtää ne väärin. ”Keep it simple” pätee perehdyttämisessäkin.

Palautteen antaminen perehdyttämisestä pitää myös tehdä luontevaksi ja toivottavaksi. Näin on mahdollista korjata perehdyttämisessä mahdollisesti tehdyt virheet tai väärinkäsitykset ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia työyhteisössä.

Perustietoa työhön perehdyttämisestä

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jossa käydään lyhyesti läpi työhön perehdyttämiseen liittyvät ydinasiat. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja allaolevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

Voit myös katsoa perustietopaketin videomuodossa.

Perustietoa työhön opastamisesta

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jossa käydään lyhyesti läpi työhön opastamiseen liittyvät ydinasiat. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja allaolevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

Voit myös katsoa perustietopaketin videomuodossa.

Pro Ilmoitus oppilaitoksille

Tutustu pilvipalvelumme päiväkodeille ja oppilaitoksille räätälöityyn versioon!

Pro Ilmoituksen logo

Työkalu hyvään perehdyttämiseen ja opastamiseen

Pyydä henkilökohtainen esittely - ei velvoita mihinkään!

Lisenssityyppi 1–9 henkilöä 10–29 henkilöä 30–49 henkilöä 50–99 henkilöä
Perus 99 € / vuosi (1–9 henkilöä) 199 € / vuosi (10–29 henkilöä) 299 € / vuosi (30–49 henkilöä) 599 € / vuosi (50–99 henkilöä)

Pyydä esittely

Hinnat ovat arvonlisäverottomia ja niihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero 24%.

Yli sadan hengen lisenssikokonaisuudet sopimuksen mukaan.

Pro ilmoituksen ominaisuuksia

Käyttäjäoikeuksien luonti ja hallinnointi

  • koska tässä palvelussa käsitellään monella tavalla kriittisiksi luokiteltavia henkilötietoja on niiden katseluoikeudet mietittävä tarkasti
  • koskee erityisesti alaikäisten tietoja

Turvallisuus- ja läheltä piti -tilanteiden ilmoitukset

  • kaksi erilaista lomaketta eri käyttöön (älypuhelin ja tietokone)
  • automatisoitu raportointi ja tilastointi

Päiväkotien sekä erilaisten koulujen ja oppilaitosten uhka- ja väkivaltatilanteiden ilmoittaminen ja käsittely

  • sekä opettajiin kohdistuva että lasten ja opiskelijoiden keskinäinen
  • käyttäjäoikeudet erittäin tiukkoja
  • valmiita proseduureja asian käsittelyyn
  • automatisoitu raportointi ja tilastointi

HUOM! Palvelussa on myös yleinen ilmoituslomake kaikilla työpaikoilla ja toimialoilla tehtäville väkivaltatilanteiden ilmoituksille.

Työpaikalla/työssä ja oppilaitoksissa esiintyvästä häirinnästä ilmoittaminen

  • mahdollisuus valita useista eri häirinnän tyypeistä
  • käyttäjäoikeudet erittäin tiukkoja
  • valmiita proseduureja asian käsittelyyn (jopa AVIin asti)
  • raportointi ja tilastointi

Tietosuojaan liittyvien tietoturvaloukkausten ja muiden poikkeamien ilmoittaminen

  • mahdollisuus tehdä myös tietosuojan poikkeamista ilmoitus, koska näissä kaikissa edellä esitellyissä kohdissa käsitellään paljon henkilötietoja ja toiminnan on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista
  • perinteiset toimintatavat usein laittomia ja tietoturvattomia

Tutustu muihin pilvipalveluihimme täällä!

Palvelua toteuttamassa