Hyvä perehdyttäjä kertoo myös työn arvaamattomat riskit

Häirintä, väkivalta ja haukut ovat monella alalla arkipäivää

Työhön perehdytyksen tärkein tehtävä on integroida uusi työntekijä työyhteisöön niin, että tämä oppii tuntemaan työpaikkansa, siellä tehtävän työn ja sitä tekevät työtoverinsa. Ensisijaisesti perehdyttäjän on vastattava siitä, että perehdytettävä omaksuu työtehtävänsä velvoitteet ja vastuut ja työn vaatimat turvalliset työtavat.

Turvallisuus on käsitettävä perehdyttämisessäkin laajemmin kuin ainoastaan työsuorituksen vaatimana turvallisuutena. Monilla työpaikoilla ongelmaksi on muodostunut ulkoisen väkivallan uhka. Yhä useampi joutuu myös vakavien uhkauksien, solvausten ja haukkumisten kohteeksi.

Nämä ilmiöt ovat tuttuja erityisesti pelastus- ja hoiva-aloilla, mutta myös kouluissa ja oppilaitoksissa, liikenteessä ja poliisi- ja vartiointitehtävissä. Eikä ole harvinaista, että yksin palvelualalla työskentelevät kokevat pelkoa esimerkiksi myyntityössä.

Työhön perehdyttämisessä nämäkin asiat on käytävä läpi, jos työskennellään alalla missä arvaamattomia riskitekijöitä voi esiintyä. Ongelmatilanteiden ratkaiseminen ja niistä selviytymisen keinot pitäisi olla työntekijällä selvillä työtä aloittaessaan.

Pitkä lista kysymyksiä

Perehdyttämisen avuksi on laadittu asialistoja, joita läpi käymällä perehdytettävä saa oikean kokonaiskuvan niin tehtävästään kuin organisaatiostakin missä työskentelee. Perusteellisen perehdyttämisen kysymyspatterit käsittävät yleensä monia kymmeniä yksityiskohtia.

­­– Yksi hyvin paljastava perehdytyksen laiminlyöntiin liittyvä kysymys, johon törmään yhä silloin tällöin työssäni, on kysymys yrityksen omistajasta. Hämmästyttävän usein palvelutyötä tekevä työntekijä ei pysty vastaamaan tähän yksinkertaiseen kysymykseen: Kuka omistaa tämän yrityksen? Silloin on jotain oleellista jäänyt perehdytyksessä kertomatta, tai ainakin tarkistamatta onko perehdytettävä saanut tiedon? Tietämättömyys valitettavasti vahvistaa huonoa yrityskuvaa, pohtii vapaa toimittaja Pentti Väistö kokemuksiaan journalistina.

Todellakin, jotain oleellista on jäänyt pois. Jos katsotaan esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen laatimaa perehdyttämisen tarkistuslistaa, niin sen ensimmäiset kohdat ovat:

  • yrityksen toiminta-ajatus, liike- ja palveluidea
  • yrityksen omistussuhteet
  • asiakkaat ja heidän odotuksensa
  • kilpailijat

Tämän jälkeen on helppo ohjata kysyjät oikeiden henkilöiden puheille.

Organisaatiosta sisäiseen tiedottamiseen

Perehdyttäminen on vaativa tehtävä. Siinä tarvitaan paitsi käytännön  ammattitaitoa myös psykologista silmää sekä vilpitöntä halua ymmärtää ja auttaa perehdytettävä ”asettumaan taloksi”.

Perehdytyksessä käydään läpi työnantajan organisaatio, eri osastot ja niiden tehtävät kuin myös yhteistoiminnasta ja työturvallisuudesta vastuulliset henkilöt. Uusi työntekijä saa myös käsityksen siitä mitkä ovat yrityksen arvot, mitä henkilöstöltä odotetaan ja siitä miten siellä käyttäydytään ja pukeudutaan.

On myös hyvä korostaa aikataulujen ja täsmällisyyden merkitystä ja nykyisin niin tärkeää puhelimen ja muun tietotekniikan käyttöä koskevia sääntöjä. Tietenkin perehdytykseen kuuluvat tiedot  sovellettavasta työehtosopimuksesta kuin työsuhteen muodostakin, onko se määräaikainen ja millä ehdoin, vai onko kysymys koeajasta vai suoraan vakituisesta paikasta. 

Palkka-, loma-, matkakorvaus ynnä muiden asioiden jälkeen edetään työterveyshuoltoon, työpaikan kulunvalvontaan, esimieheen ja työtovereihin ja heidän tehtäviinsä. Kerrotaan jätehuollosta ja pysäköinnistä, omasta työpisteestä  ja hätäpoistumisteistä, työsuojelun toimintaohjelmasta ja pelastussuunnitelmasta ja päädytään lopulta organisaation sisäiseen ja ulkoiseen tiedottamiseen.

Eikä tässä vielä kaikki!

Hyvään perehdytykseen kuuluu antaa tietoa ja ohjeet myös siitä miten voi osallistua työpaikan kehittämiseen esimerkiksi turvallisuuspoikkeamista ilmoittamalla. Uusi työntekijä  on varmasti kiinnostunut myös koulutusmahdollisuuksista työpaikalla kuten myös ”talon puolesta” tarjottavista harrastus- ja virkistysmahdollisuuksista.

Lopuksi perehdyttäjä voi kertoa perehdytettävälle miten firmassa pidetään yllä työ- ja toimintakykyä ja miten on hoidettu vakuutus- ja eläkeasiat.

Perehdytys myös tietosuojaan ja -turvaan

Ajan tasalla oleva yrityksen tietosuoja ja tietoturva ovat myös oleellisia tekijöitä, jotka uuden työntekijän ja pitkään työtehtävistä poissa olleen työntekijän on tunnettava. Perehdytyksessä nämäkin on huomioitava, sillä ongelmien ilmaantuessa (esim. työntekijän tietosuoja- tai tietoturvarikkomus) on helppo vedota siihen, ettei asioista kerrottu perehdytyksen aikana.

Apuna tietosuojasta ja tietoturvasta kerrottaessa voi käyttää esimerkiksi henkilöstön tietoturva- ja tietosuojaopasta,  salassapitosopimusta ja erilaisten tietojen  (esim. asiakastiedot) käsittelyohjeistoja.

Tällöin vältytään virheiltä ja tietojen leviämisestä tietosuoja-asetuksen vastaisesti. Kun perehdyttäjän esimies muistaa säännöllisesti vielä varmistaa, että uudet, uusiin tehtäviin ja kauan jo talossa olleet työntekijät ovat saaneet myös tietosuojaperehdytyksen, ovat asiat hyvällä mallilla.

Palvelua toteuttamassa